Cómo contratar personal administrativo

La escena se repite en todas las oficinas chicas del Perú: entrevistaste a una persona encantadora, puntual, bien presentada, que contestó todo con simpatía y cayó bien a todo el mundo. La contrataste. Tres semanas después descubres que no sabe hacer una tabla dinámica, que arma el reporte de caja a mano y que cada correo al cliente hay que corregirlo. Contratar personal administrativo por simpatía es el error más común y el más caro, porque el daño no se ve el primer día: se ve cuando ya dependes de esa persona.

La corrección es simple y casi nadie la aplica: nunca contrates un puesto de escritorio sin tomar una prueba de escritorio. Cuarenta minutos frente a una computadora, con un archivo real y tres tareas concretas, dan más información que tres entrevistas. Antes de eso hay una decisión que también se salta la mayoría: definir cuál de los seis puestos administrativos necesitas, porque tampoco son el mismo.

Seis puestos que se llaman «administrativos» y no son lo mismo

El aviso genérico de «asistente administrativo» atrae a todos y no sirve para nadie. Ubica tu necesidad real: qué se está cayendo hoy en la oficina, quién hace ese trabajo a medias y cuántas horas semanales le quita a alguien que debería estar en otra cosa.

Si tu lista de funciones cruza tres de estas filas, no tienes un puesto: tienes tres tareas sueltas que le vas a colgar a una persona que va a hacer las tres a medias. Divide, o prioriza la que más horas te está costando hoy.

El error de contratar personal administrativo por simpatía

Hay una razón por la que el error se concentra aquí. En un puesto de escritorio, candidato y entrevistador conversan media hora en el mismo idioma: agenda, correos, orden, atención. Todo suena razonable y todo se puede decir sin saber hacerlo. A un electricista le pides que conecte un tablero y en cinco minutos sabes. Sin demostración visible, el peso entero de la decisión cae sobre la impresión personal.

Se suma un segundo factor: casi todos los CV de este rubro dicen «Excel intermedio», la frase menos informativa del mercado laboral peruano. Para unos significa filtros y sumar una columna; para otros, tablas dinámicas, buscarv y validación de datos. Nadie miente: cada quien compara contra lo que ha visto. Por eso el nivel no se pregunta, se mide.

La simpatía sí importa, pero como segundo criterio: en recepción y en asistencia de gerencia el trato es parte del trabajo. Lo que no puede es sustituir a la competencia técnica. Otros errores de este tipo, con su costo real, están en los errores más comunes al contratar personal.

La prueba de cuarenta minutos que hay que tomar sí o sí

Esta es la parte no negociable. Se toma en tu oficina, en la computadora que la persona va a usar y con el reloj a la vista. No la mandes por correo para que la haga en casa: pierdes justo lo que quieres ver.

El archivo y las tres tareas

Prepara un archivo con unas trescientas filas de datos reales de tu empresa, con los nombres cambiados, y ensúcialo a propósito como llega la información en la vida real: quince filas duplicadas, fechas escritas de tres maneras, un mismo RUC con dos razones sociales parecidas, montos guardados como texto y dos celdas vacías donde debería haber un importe.

1. Tarea uno, quince minutos. «Deja esta base limpia y lista para trabajar. Al terminar, escribe abajo qué encontraste y qué decidiste hacer con cada cosa.»
2. Tarea dos, quince minutos. «Dime cuánto facturamos por cliente y por mes, y cuáles son los cinco clientes más grandes.»
3. Tarea tres, diez minutos. «Escríbeme el correo que le mandarías a tu jefe con el resultado. Cinco líneas como máximo.»

Para el asistente contable, cambia el archivo por un extracto bancario corto y un mayor con tres diferencias. Para logística, por un kardex con tres descuadres. Para recepción no hay hoja de cálculo: es una simulación de quince minutos donde llega una visita sin cita mientras el teléfono suena con un cliente molesto.

Qué revisar en lo que te devuelven

El resultado importa menos de lo que parece. Lo que estás leyendo es el método, y el método es lo que vas a tener todas las semanas.

• Si preguntó antes de empezar. Quien pregunta «¿los duplicados los borro o los marco?» piensa en las consecuencias. Quien borra sin avisar te va a borrar información algún día.
• Si detectó las trampas. El RUC repetido con dos nombres y los montos guardados como texto son las que más gente pasa por alto, y son la diferencia entre un reporte correcto y uno que cuadra por casualidad.
• Cómo llegó al resultado. Mira el archivo, no solo la cifra. Fórmulas y tabla dinámica significan que resolverá el mismo pedido en cinco minutos el mes que viene; un total escrito a mano significa cuarenta minutos cada vez y un error tarde o temprano.
• Si el archivo se entiende. Encabezados claros, columnas legibles, sin celdas de colores sueltas sin explicación. Es lo que vas a recibir cada semana.
• El correo. Asunto que dice de qué se trata, tres líneas, sin faltas y con una recomendación al final. Un «adjunto lo solicitado» avisa de que no va a pensar por ti.
• Qué hizo con lo que no pudo resolver. Una nota que diga «estas dos filas no tienen importe, las separé y necesito confirmarlas» vale más que inventar un número.

Puntúa del 1 al 5 esos seis criterios y guarda las pruebas: con tres finalistas, la comparación se hace con los archivos delante y no con el recuerdo de las conversaciones. Si además quieres acortar los tiempos, el orden de las etapas está en cómo seleccionar candidatos rápidamente.

Cómo se evalúa el orden y el criterio antes de que entre

Orden y criterio son las dos competencias que definen a un buen administrativo, y las dos se observan en el proceso mismo si sabes dónde mirar.

El orden se ve antes de la entrevista, en cómo llegó su CV: si el archivo tiene un nombre reconocible o se llama «documento final 2 (1)», si el correo tiene asunto, si adjuntó lo que se le pidió. También en cómo deja el archivo de la prueba. Y en si llega con sus certificados en un fólder o los busca cinco minutos en la galería del celular.

El criterio se ve preguntando por decisiones pasadas, no por opiniones. Sirve una pregunta como «Cuéntame de una vez en que te diste cuenta de que un dato que ibas a enviar estaba mal. ¿Qué hiciste?». La buena respuesta tiene tres partes: cómo lo detectó, a quién avisó y qué cambió para que no se repita. La mala es «nunca me ha pasado», que en un puesto de volumen significa que no revisa.

Otra pregunta que rinde: «¿Qué haces cuando tu jefe te pide un reporte con un dato que sabes que está mal?». Aquí estás midiendo si tiene la seguridad de decirlo. Un administrativo que ve el error y lo manda igual «porque así lo pidieron» te va a costar plata alguna vez. La forma de evaluar estas competencias sin caer en preguntas de manual está desarrollada en cómo evaluar habilidades blandas.

Las preguntas que revelan si sabe priorizar

Este es el corazón del puesto. Un administrativo no fracasa por no saber hacer las tareas: fracasa cuando le piden tres cosas a la vez y se paraliza, hace primero la más fácil o atiende al que gritó más fuerte.

Plantéale una situación real de tu oficina, con hora: «Son las cuatro de la tarde de un viernes. El gerente te pide un cuadro para una reunión de mañana a las nueve. Llama un proveedor porque no le hemos pagado una factura que vence hoy. Y hay alguien esperando en recepción hace diez minutos por una reunión que no está en la agenda. ¿Qué haces, en qué orden y qué le dices a cada uno?»

No hay una única respuesta correcta, pero sí señales claras. La buena atiende primero a quien está físicamente esperando, aunque sea treinta segundos para decirle qué va a pasar; pregunta el vencimiento real de la factura antes de asumir; confirma con el gerente qué necesita exactamente en el cuadro para no hacerlo dos veces; y avisa a cada uno un plazo en lugar de desaparecer una hora. La mala se lanza a hacer el cuadro sin preguntar nada, o dice «hago las tres a la vez», que es la forma elegante de decir que no va a terminar ninguna.

Complementa con dos preguntas cortas. «¿Cómo llevas tus pendientes: en la cabeza, en un cuaderno, en el correo?» — cualquier sistema sirve, no tener ninguno no. Y «¿Qué haces cuando dos jefes te piden algo urgente a la vez?», donde la respuesta sana es pedir que uno defina la prioridad, no elegir en silencio y quedar mal con los dos.

Información sensible: cómo se evalúa la discreción

Un asistente ve boletas, sueldos, datos de clientes, contratos y a veces asuntos personales de la gerencia. La discreción no es un rasgo simpático: es un requisito del puesto, y se puede evaluar.

La forma más honesta es preguntar por el pasado con una situación concreta: «En tu trabajo anterior manejabas planilla. ¿Alguna vez un compañero te preguntó cuánto ganaba otro? ¿Qué hiciste?». Fíjate en si tiene una regla clara —«eso no lo comento con nadie, lo derivo a mi jefa»— o si te cuenta la anécdota con detalles del caso. Ese detalle es la señal: quien te cuenta secretos de su empleo anterior va a contar los tuyos en el siguiente. Refuérzalo con una trampa amable: pregúntale cuánto facturaba su empresa anterior o cuánto ganaba su jefe. La respuesta que quieres es una negativa cortés.

Del lado tuyo, tres cosas antes del primer día: una cláusula de confidencialidad redactada por tu asesor legal, accesos limitados a lo que el puesto realmente necesita —no la carpeta completa del servidor— y una conversación explícita en la inducción sobre qué información es reservada y a quién se deriva cada pedido. Cómo estructurar esos primeros días está en cómo hacer una inducción efectiva.

Verifica los estudios y el software que dice manejar

La verificación en puestos administrativos es rápida y casi nadie la hace completa. Cuatro comprobaciones, ninguna de más de quince minutos.

• El grado o título. Los de universidad se consultan en el registro público de grados y títulos; los de instituto, con una constancia del propio centro de estudios. Si dice «egresado», pídele la constancia de egreso: no es lo mismo que ser titulado.
• Los certificados de trabajo. Pide el documento con fechas, no solo el CV. Las diferencias con lo declarado suelen tener explicación; el problema es cuando no la hay.
• Los cursos de software. Un certificado de Excel avanzado no reemplaza la prueba. Ya la tomaste: compara. Si el papel dice avanzado y en la prueba no armó una tabla dinámica, ya sabes cuánto vale.
• El sistema que usas tú. Si trabajas con un sistema contable o de facturación específico, pregunta cuántos meses lo usó y qué módulos manejaba, no si «lo conoce». Casi todos se aprenden en dos semanas: no descartes a un buen candidato por eso.

Cierra con dos llamadas a jefes directos anteriores y pregunta cosas específicas: si entregaba a tiempo, si había que revisar su trabajo, cómo reaccionaba cuando se le juntaban los pedidos y si manejaba información reservada sin problemas. El guion completo está en cómo verificar referencias laborales.

Contratar personal administrativo deja de ser una lotería en cuanto el perfil está definido y la prueba está lista sobre el escritorio. Lo que falta es que postule la gente correcta: publica tu vacante en Empleum con el puesto exacto, el distrito, el horario y el sueldo. Un aviso que dice «asistente contable en Ate, presencial, con manejo de conciliaciones» te trae diez candidatos útiles; «se necesita personal para oficina» te trae cien y te obliga a filtrarlos uno por uno.

Preguntas frecuentes

¿Qué prueba tomar para un puesto administrativo?

Una prueba de escritorio de unos cuarenta minutos, tomada en tu oficina y en la computadora que la persona va a usar. Entrégale un archivo con datos reales de tu empresa, con los nombres cambiados y ensuciado a propósito: filas duplicadas, fechas con formatos distintos, montos guardados como texto y algún dato faltante. Pide tres cosas: dejar la base limpia explicando qué encontró, sacar un total por cliente y por mes, y escribir un correo de cinco líneas informando el resultado. Con eso ves el nivel real de hoja de cálculo, el criterio para decidir qué hacer con lo dudoso y la calidad de la redacción.

¿Cómo sé si un candidato realmente maneja Excel?

Midiéndolo, nunca preguntándolo. «Excel intermedio» significa cosas distintas para cada persona y ningún certificado reemplaza una demostración. Siéntalo frente a una computadora con un archivo desordenado y pídele un resumen por cliente y por mes. Después abre el archivo y mira cómo llegó al resultado: si usó tabla dinámica o fórmulas, va a resolver ese mismo pedido en cinco minutos cada mes; si sumó a mano y escribió el total, va a tardar una hora cada vez y en algún momento se va a equivocar. Revisa también si detectó los duplicados y los montos guardados como texto.

¿Cómo evalúo si un asistente sabe priorizar?

Con una situación real de tu oficina, con hora y nombres. Plantéale que a las cuatro de la tarde el gerente le pide un cuadro para mañana, un proveedor llama por una factura que vence hoy y hay una visita esperando en recepción sin cita. Pídele que diga qué hace, en qué orden y qué le dice a cada uno. Las buenas respuestas atienden primero a quien está físicamente esperando aunque sea para darle un plazo, preguntan antes de asumir el vencimiento de la factura, confirman con el gerente qué necesita exactamente y avisan a cada parte. La mala señal es responder que hará las tres cosas a la vez.

¿Qué documentos debo verificar antes de contratar a un administrativo?

El grado o título —los universitarios se consultan en el registro público de grados y títulos y los de instituto se confirman con una constancia del centro de estudios—, los certificados de trabajo con las fechas exactas de cada empleo, el documento de identidad vigente y los certificados de los cursos de software que declara. Contrasta siempre esos certificados con el resultado de la prueba práctica, porque el papel dice poco. Llama además a dos jefes directos anteriores y pregunta si entregaba a tiempo, si había que revisar su trabajo y si manejaba información reservada sin inconvenientes.