Cómo verificar referencias laborales

Es la etapa que casi todos saltan. Se piden los datos en la ficha del postulante, se archivan y nadie llama. O se llama al final, con la decisión ya tomada, para escuchar lo que uno quiere escuchar. Y sin embargo, verificar referencias laborales es el paso más barato de todo el proceso: dos llamadas de doce minutos que te ahorran una contratación equivocada, tres meses de sueldo, la liquidación y volver a empezar.

La etapa tiene un orden, y el orden es lo que casi nadie respeta. Primero compruebas que la empresa exista. Después que el periodo y el cargo coincidan con lo que el candidato declaró. Y recién al final pides la opinión sobre cómo trabajaba. La mayoría empieza por el final, que es la parte más subjetiva, la más fácil de arreglar con un amigo y la que menos te protege.

Cómo verificar referencias laborales: qué se comprueba y en qué orden

Piensa la etapa en tres capas, de la más dura a la más blanda. Cada una se comprueba distinto y cada una tiene un peso distinto en la decisión.

Capa 1: que la empresa exista y esté activa

Se resuelve en dos minutos en la consulta pública de RUC de la SUNAT, con el número o el nombre de la empresa. Ahí ves la razón social, si está activa o de baja, si figura como habida, la actividad económica y la fecha de inicio de actividades. Ese último dato es más útil de lo que parece: si el candidato declara haber trabajado ahí entre 2019 y 2022 y la empresa recién se inscribió en 2023, tienes una conversación pendiente antes de seguir.

Y una regla que vale por todo el resto: el número al que llamas lo buscas tú. Central telefónica del portal de la empresa, ficha de RUC, redes de la empresa. El celular que te pasaron sirve para ubicar a la persona, no para probar que existe el puesto.

Capa 2: periodo, cargo y motivo de salida

Es la información que se contrasta contra el CV y contra lo que el candidato contó en la entrevista. Fechas de ingreso y salida con mes y año, cargo real, a quién le reportaba, cuánta gente tenía a cargo, motivo de salida y si es reingresable. Casi todas las empresas confirman estos datos aunque tengan política de no dar opiniones.

El certificado de trabajo ayuda, pero es papel: se consigue con un membrete y una firma. Una llamada a la central de la empresa prueba mucho más que un documento impreso.

Capa 3: la opinión

Va al final, cuando ya sabes que los hechos cuadran, y se pide con preguntas de conducta, no con adjetivos. «¿Era responsable?» solo tiene una respuesta posible. «¿Cómo era su asistencia?» y «¿qué hacía cuando no iba a llegar a una entrega?» te dan hechos. Son las mismas preguntas que usaste frente al candidato si trabajaste con el método de la entrevista por competencias, y por eso las dos etapas encajan: aquí contrastas con un tercero lo que él te contó de sí mismo.

Cuántas y cuáles: dos referencias como mínimo, tres si el puesto maneja dinero, gente o llaves. De los dos últimos empleos, no de aquel de hace ocho años donde todo salió bien. Y siempre jefe directo o supervisor inmediato: un compañero de turno te puede confirmar el trato, pero no el desempeño.

Cuándo: cuando ya tienes uno o dos finalistas y antes de hacer la oferta. Nunca después de que la persona renunció a su trabajo actual. Y al empleador de hoy solo se le llama con autorización expresa del candidato, porque avisar de una búsqueda que él no ha comunicado le puede costar el puesto.

Cómo conseguir la referencia cuando solo te dejan el celular de un amigo

La señal es fácil de reconocer: tres contactos, los tres celulares, ninguno con correo corporativo, y cuando llamas contesta alguien que responde con mucho entusiasmo y poca precisión. No siempre es mala fe —hay jefes que ya no están en la empresa y empresas que cerraron—, pero no puedes darlo por bueno.

El orden que funciona:

• Pide el dato correcto, por su nombre y cargo. «Necesito el nombre y el cargo de quien fue tu jefe directo en la distribuidora. Voy a ubicarlo por la central de la empresa; si prefieres, avísale tú antes de que yo llame.» Esa frase sola resuelve buena parte de los casos: quien tiene un problema en ese empleo cambia de tema, y quien no lo tiene te da el dato sin dudar.
• Busca tú el número. Portal de la empresa, ficha de RUC, página o red social del negocio. Llamas a la central y pides por el área. Si la persona ya no trabaja ahí, pide a administración o a recursos humanos la confirmación de fechas y cargo: eso casi siempre lo dan.
• Si la empresa cerró, busca al ex jefe o a un par de esa época por su red profesional, o pide al candidato el certificado de trabajo y contrástalo con lo que declaró. Si él te ofrece por su cuenta algún documento propio que acredite sus periodos, bien; no se lo exijas ni le pidas claves de ningún sistema.
• Si trabajó por services, por proyecto o por recibo por honorarios, la referencia útil no es la planilla sino quien lo supervisaba: el cliente, el residente de obra, el jefe del proyecto.
• Si el empleo fue en un negocio familiar o informal, pide el nombre del dueño y llama al local. Pregunta por funciones, horario y periodo. Y compensa la referencia débil con una prueba práctica más exigente.

La regla de cierre: si después de dos intentos serios no consigues una sola referencia verificable de los últimos dos empleos, eso no es un trámite pendiente, es información sobre el candidato. No descarta por sí solo, pero cambia el peso que le das a todo lo demás.

El guion completo de la llamada, pregunta por pregunta

Antes de marcar: ten el CV a la vista, doce minutos libres, un sitio silencioso y una hoja para anotar mientras hablas. No confíes en la memoria: al tercer candidato ya no vas a saber quién dijo qué.

1. Preséntate y pide permiso

«Buenos días, señor Ramírez. Le habla Ana Torres, de Comercial Andina. Estamos evaluando a Luis Quispe para el puesto de jefe de almacén y él nos dio su nombre como referencia. ¿Tiene unos diez minutos ahora o prefiere que lo llame más tarde?»

Ese último ofrecimiento parece cortesía y en realidad es técnica: una persona apurada responde con monosílabos, y los monosílabos no sirven para nada. Agrega que la conversación es confidencial y que solo se usa para este proceso. La gente se suelta bastante más cuando lo escucha.

2. Datos duros

Dos minutos, y con una regla estricta: preguntas abiertas, nunca confirmatorias. No digas «trabajó de enero de 2021 a marzo de 2023, ¿cierto?», porque le acabas de dar la respuesta. Pregunta «¿en qué periodo trabajó con ustedes?» y compara después con el CV.

Las cuatro: en qué periodo, con qué cargo, si le reportaba directamente a usted, y cuánta gente o qué recursos tenía a cargo.

3. Funciones reales

Tres minutos para saber si el cargo del CV corresponde al trabajo del día a día. «¿Qué hacía exactamente en la semana?» · «¿De qué era responsable sin que nadie lo estuviera supervisando?» · «¿Manejaba caja, inventario, clientes, personal?».

Aquí aparecen las diferencias más frecuentes entre lo declarado y lo real: el «coordinador» que no coordinaba a nadie, el «encargado de compras» que armaba la orden pero no decidía el proveedor. Ninguna de las dos cosas descalifica; las dos cambian el puesto para el que sirve.

4. Desempeño y conducta

Cuatro minutos, y aquí se pregunta por conductas, no por adjetivos:

• «¿En qué era claramente bueno?» y «¿en qué necesitaba apoyo o supervisión?» — mucho mejor que preguntar por defectos, y la gente responde con más franqueza.
• «¿Cómo respondía cuando había presión o se caía algo? ¿Me da un ejemplo?»
• «¿Cómo se llevaba con el equipo y con los clientes?» — es el único momento del proceso en que puedes evaluar habilidades blandas sobre meses de trabajo y no sobre una hora de conversación.
• «¿Cómo era su asistencia y su cumplimiento de horario?»
• «¿Tuvo alguna llamada de atención o algún proceso disciplinario?» — hechos, no comentarios de pasillo.
• Si el puesto maneja dinero o mercadería: «¿manejó caja o valores? ¿Hubo alguna vez faltantes o algún tema relacionado con el manejo de dinero?»
• «¿Por qué dejó la empresa?» — y después contrastas con lo que te dijo el candidato en la entrevista.

5. La pregunta que más información da

«¿Lo volvería a contratar?» Y, responda lo que responda, la siguiente: «¿por qué?». El «sí, claro» sin razones vale menos que un «depende del puesto» bien explicado.

Hay dos preguntas más que rinden mucho y que casi nadie hace. La primera: «¿para qué tipo de puesto lo recomendaría y para cuál no?». La segunda, la mejor de todas, se hace después de describir la vacante en una línea: «El puesto acá es jefe de almacén con cuatro personas a cargo y cierre de inventario mensual. ¿Qué me recomienda para que le vaya bien?». La gente responde eso con una sinceridad enorme, porque suena a consejo y no a juicio, y ahí sale lo que no dijo antes.

6. Cierra y anota de inmediato

Agradece, confirma que la conversación queda entre ustedes y cuelga. Los cinco minutos siguientes son para pasar tus notas en limpio, con frases textuales entre comillas. Después de la tercera llamada, todas se parecen.

Cómo leer una referencia tibia y los silencios

Casi nadie te va a decir «era un desastre». Por prudencia, por buena onda o por política de la empresa, la mala noticia llega en el tono, en la brevedad y en lo que no se dice. Aprender a leer eso es la mitad de la etapa.

Dos criterios para no pasarse de listo. Una referencia tibia, sola, no descarta a nadie: las salidas conflictivas tienen dos versiones y tú estás oyendo una. Lo que sí pesa es la contradicción con un hecho duro —el periodo, el cargo, el motivo de salida— o un patrón que se repite en dos referencias de empresas distintas.

Y cuando aparece algo serio, el candidato tiene derecho a explicarlo. Se hace sin revelar quién lo dijo y sin acusar: «Al revisar tus referencias quedó una duda con el periodo en la distribuidora. ¿Me ayudas a entenderlo?». Cómo responde a esa pregunta suele decirte más que la referencia misma. Sobre cuánto peso darle a cada señal en la decisión final, hay más en cómo reducir errores de contratación.

Qué no se puede preguntar, y por qué

La llamada de referencias es terreno resbaloso porque el que responde a veces ofrece información que no pediste. La regla es una sola: si el dato no tiene relación directa con el desempeño en el puesto, no se pregunta, no se anota y no se usa para decidir.

Fuera de la conversación quedan el estado civil, los hijos, un embarazo o los planes de tenerlo, la salud y cualquier diagnóstico, las licencias médicas, la discapacidad, la religión, la orientación sexual, la afiliación política o sindical, la situación económica o las deudas, la edad como criterio, el lugar de nacimiento y el origen étnico. No predicen desempeño y usarlos para decidir es discriminación en el acceso al empleo, que está prohibida y puede terminar en una denuncia ante la autoridad de trabajo.

Tampoco corresponde preguntar cuánto ganaba: es información de la otra empresa, y anclar tu oferta en el sueldo anterior es una mala práctica que además te hace perder candidatos. Ni pedir datos de otros trabajadores.

Casi siempre existe la versión legítima de la misma preocupación. En vez de «¿faltaba mucho por temas de salud?», pregunta «¿cómo era su asistencia y su cumplimiento de horario?». En vez de «¿tiene hijos chicos?», di cuál es el horario real del puesto y pregúntale al candidato si puede cumplirlo. Lo primero es un dato personal; lo segundo es desempeño y disponibilidad.

Si la referencia suelta espontáneamente algo de la lista prohibida, no lo anotes y vuelve al guion: «Le agradezco, pero eso no lo tomamos en cuenta. Volviendo al trabajo: ¿cómo respondía cuando había presión?».

Estudios, título y colegiatura: dónde se comprueban

La verificación académica es rápida, gratuita en su mayor parte y sorprendentemente poco usada.

• Grados y títulos universitarios: el registro nacional de grados y títulos de la SUNEDU tiene consulta pública en línea. Si el título no aparece, no saltes a la conclusión: puede haber un desfase de registro. Pide el diploma y confirma con la universidad.
• Institutos y centros técnicos —SENATI, TECSUP y los institutos superiores en general—: la certificación se confirma con la propia institución. Casi todas tienen una oficina que responde si un certificado y su número son auténticos.
• Colegiatura y habilitación: los colegios profesionales de ingenieros, contadores, abogados, médicos, enfermeras y psicólogos publican consulta de colegiados. Para un puesto donde la persona firma o responde profesionalmente, lo que importa es la habilitación vigente, no solo el número: se puede estar colegiado y no habilitado.
• Cursos y certificaciones: pide el certificado con su código y verifícalo en la plataforma que lo emitió.
• Requisitos formales del puesto: licencia de conducir con la categoría correcta y vigente, carné de sanidad, certificados de manipulación de alimentos o de trabajos en altura. Verificarlos no es desconfianza, es lo que te respalda ante una inspección o un accidente.

La identidad se confirma con el documento en mano al momento de contratar: que el nombre y el número coincidan con lo declarado en todo el proceso.

Antecedentes y datos personales: pide autorización, guarda poco

Los antecedentes penales, policiales y judiciales los tramita el propio candidato y te los entrega él. Pídelos solo cuando el puesto lo justifica: manejo de dinero o valores, llaves y seguridad, transporte, trato con menores o con pacientes. Exigirlos para toda vacante es desproporcionado y termina filtrando gente por algo que no tiene relación con el trabajo.

La autorización cambia todo y cuesta una línea en la ficha del postulante: «Autorizo a la empresa a verificar la información declarada en este proceso y a contactar a las referencias laborales que he indicado.» Firmada, ordena la etapa y te deja tranquilo.

Tres cuidados más. No pidas jamás la clave SOL, claves bancarias ni fotos de tarjetas: nada de eso tiene que ver con una contratación. No exijas pruebas de embarazo ni exámenes que no correspondan al puesto. Y no cobres al candidato por exámenes médicos, uniformes ni trámites de verificación.

Por último, guarda solo lo que necesitas y por el tiempo que lo necesitas. Los currículums de los no seleccionados no deberían quedarse tres años en un correo compartido al que entra medio equipo. La norma peruana de protección de datos personales exige consentimiento informado, una finalidad clara y un plazo de conservación; si manejas volumen de postulantes, conviene revisarlo con tu abogado o tu asesor. Trabajar con una bolsa de trabajo donde el postulante administra su propio perfil te ahorra buena parte de ese problema, porque los datos viven donde su dueño los controla.

Cierra el proceso con la información sobre la mesa

Verificar referencias laborales no es un trámite del final: es la etapa donde se confirma o se cae todo lo que escuchaste en las entrevistas, y donde tienes la última oportunidad barata de cambiar de opinión. Dos llamadas de doce minutos, un guion escrito, notas textuales y la pregunta de si lo volvería a contratar. Si vas a empezar un proceso nuevo con este orden, publica tu vacante en Empleum: los candidatos llegan con su perfil y su experiencia declarados en la plataforma, con el sueldo visible desde el aviso, y tú entras a la etapa de referencias con la información ya ordenada en lugar de perseguir archivos por correo. Si vienes de una contratación que salió mal, revisa también los errores más comunes al contratar personal: la mitad se resuelve con estas dos llamadas.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas referencias laborales hay que pedir y a quién?

Dos como mínimo y tres cuando el puesto maneja dinero, personal o llaves. Lo importante no es el número sino de quién son: jefe directo o supervisor inmediato de los dos últimos empleos, no compañeros de turno ni amigos, y no un trabajo de hace ocho años. Un compañero te puede confirmar el trato con el equipo, pero no el desempeño ni el motivo de salida. Si el candidato solo ofrece celulares personales, pide el nombre y el cargo del jefe directo y ubica tú el número por la central de la empresa. Con el empleador actual, llama únicamente si el candidato lo autoriza por escrito.

¿Qué preguntas se hacen al verificar referencias laborales?

Primero los hechos: en qué periodo trabajó, con qué cargo, si le reportaba directamente y qué tenía a cargo, siempre en forma abierta y sin darle tú la respuesta. Después las funciones reales del día a día y de qué era responsable sin supervisión. Luego la conducta: en qué era bueno, en qué necesitaba apoyo, cómo respondía bajo presión, cómo era su asistencia y por qué dejó la empresa. Y al final la pregunta que más información entrega: si lo volvería a contratar y por qué. Una variante muy útil es describir tu puesto en una línea y preguntar qué recomienda para que a la persona le vaya bien.

¿Qué no se puede preguntar en una referencia laboral?

Nada que no tenga relación directa con el desempeño en el puesto: estado civil, hijos, embarazo o planes de tenerlo, salud, diagnósticos, licencias médicas, discapacidad, religión, orientación sexual, afiliación política o sindical, deudas, edad, lugar de nacimiento u origen étnico. Además de no predecir el desempeño, usar esos datos para decidir es discriminación en el acceso al empleo y puede derivar en una denuncia. Tampoco corresponde preguntar cuánto ganaba la persona. Casi siempre existe una versión legítima de la misma inquietud: en lugar de preguntar por la salud, pregunta por la asistencia y el cumplimiento de horario.

¿Puedo pedirle antecedentes penales a un candidato?

Puedes pedirlos cuando el puesto lo justifica, y es el propio candidato quien los tramita y te entrega el documento. Los casos razonables son los puestos con manejo de dinero o valores, seguridad y llaves, transporte, y trato directo con menores o con pacientes. Exigirlos para cualquier vacante es desproporcionado y descarta gente por motivos que no tienen que ver con el trabajo. Pide siempre autorización escrita para verificar la información declarada, no solicites claves de ningún sistema, y conserva los documentos solo el tiempo que realmente los necesites. Si manejas muchos postulantes, revisa el manejo de datos personales con tu asesor legal.