Cómo prepararte para una entrevista por Zoom

El correo dice: «te esperamos el jueves a las 4:00 p. m. por Zoom» y abajo un enlace larguísimo. Si usas Zoom todos los días, no hay nada que pensar. Si no, hay una lista de cosas que pueden salir mal y que no tienen nada que ver con tus respuestas: que el programa te pida instalar algo a las 3:59, que aparezcas en la pantalla del entrevistador como «Samsung A15», que no te escuchen y no sepas por qué, o que al compartir pantalla se vea una conversación abierta.

Esto es la mecánica de la herramienta, paso a paso. El escenario —el fondo, la luz, la altura de la cámara, los audífonos— no se repite aquí porque está completo en cómo prepararte para una entrevista virtual; conviene resolverlo primero y venir a esto después. Lo que sigue son los botones, el orden y los arreglos rápidos cuando algo falla en vivo.

Lo que se deja hecho el día anterior

Zoom se puede usar de tres maneras: con la aplicación de computadora, con la del celular o directo desde el navegador. La de computadora es la que menos sorpresas da, y es la que conviene instalar con un día de anticipación desde la página oficial. Si tu laptop es del trabajo y no te deja instalar programas, ya sabes con tiempo que tendrás que usar otra o entrar por navegador. No hace falta pagar nada ni tener cuenta para entrar como invitado, pero crear una gratuita con tu correo personal te deja configurar tu nombre y tu foto, y eso sí se ve.

Con el programa instalado viene la prueba obligatoria: entra a la reunión de prueba que ofrece el propio Zoom, o crea una reunión tuya y quédate solo adentro. Ahí, sin nadie mirando, ubica dónde están el botón del micrófono, el de la cámara, el de compartir pantalla, el chat y el de salir. Si nunca lo hiciste, esos cinco minutos valen más que releer tu CV una vez más.

El nombre con el que apareces

En la lista de participantes, el entrevistador ve el nombre que trae tu dispositivo. Si nunca lo cambiaste, puede decir «iPhone de Kiara», «PC-CASA» o el apodo de la cuenta que creó tu primo, y eso se nota cuando el reclutador cruza la lista de participantes con su lista de citados y no te ubica. Ponlo como aparece en tu CV: nombre y apellido, sin apodos. Se configura desde tu perfil, y también estando ya dentro de la sala: pasas el cursor sobre tu propio recuadro, abres el menú de los tres puntos y eliges renombrar.

La foto de perfil

La foto de perfil es lo que se ve cuando tu cámara está apagada; sin ella aparece un cuadro con tus iniciales. Sube una sobria, de frente, con fondo neutro y bien iluminada, con los mismos criterios que en cómo optimizar tu perfil de LinkedIn. Una tomada con el celular contra una pared blanca alcanza. Lo que no va: la foto de la playa recortada, la de la promoción con tres amigos más o la que tiene filtro.

Desde el celular o desde la computadora

Se puede desde los dos, pero no dan lo mismo. Desde la computadora tienes pantalla grande para ver caras y reacciones, teclado para el chat, posibilidad real de compartir pantalla y una cámara que puedes dejar fija a la altura de los ojos. Es la opción por defecto para una entrevista.

Desde el celular ganas movilidad y, frente a una laptop antigua, mejor cámara; y pierdes bastante. La pantalla chica hace difícil ver a varios entrevistadores, mostrar un documento es incómodo, el teléfono se calienta y baja la calidad, y cualquier llamada entrante interrumpe la reunión. Si vas a usarlo igual: apóyalo en algo firme, en horizontal y a la altura de los ojos —nunca en la mano, que tiembla—, actívale el modo «no molestar» y déjalo enchufado.

Lo práctico es computadora como equipo principal y celular cargado, con datos y con el enlace ya abierto, como respaldo: si la laptop se muere, entras del celular en veinte segundos.

Entrar diez minutos antes: la sala de espera y los botones

Abre el enlace diez minutos antes. No para adelantar la entrevista, sino porque ese margen es exactamente el que necesitas si el programa decide actualizarse, si te pide permiso de cámara y micrófono o si el enlace exige contraseña. Un candidato que entra a las 4:00 en punto y aparece a las 4:06 peleando con permisos ya empezó con una nota mala.

Casi todas las empresas tienen activada la sala de espera, así que al entrar verás un mensaje del tipo «espera, el anfitrión te dejará entrar pronto». No es un error ni te olvidaron: es una antesala, y la admisión llega de golpe, así que quédate ahí con la cámara lista. No salgas y vuelvas a entrar cada dos minutos; si pasan más de diez minutos de la hora, recién ahí manda un mensaje breve al correo desde el que te citaron. Al ser admitido, Zoom pregunta si quieres usar el audio de la computadora: acepta, saluda y di tu nombre completo.

Probar audio y video desde la configuración

Al costado del botón del micrófono hay una flechita hacia arriba. Ahí se abre la lista de micrófonos y parlantes disponibles y la opción para entrar a la configuración de audio, donde puedes probar el parlante —suena una música y confirmas que la escuchas— y probar el micrófono: hablas unos segundos, se graba y te lo devuelve, así que escuchas exactamente cómo te oyen. Es la mejor prueba que existe y toma treinta segundos.

Ahí mismo eliges qué dispositivo usar, y este es el punto donde más gente se traba: si conectaste audífonos pero en la lista sigue seleccionado el micrófono de la laptop, no te sirven de nada. Selecciónalos por nombre. Junto al botón de la cámara hay otra flechita igual para elegir entre la cámara integrada y una externa.

Vista de galería o vista del hablante

Arriba a la derecha hay un botón para cambiar entre las dos vistas: la del hablante muestra grande a quien habla en ese momento y la de galería pone a todos en recuadros iguales. Con una sola persona da lo mismo, pero con un panel de dos o tres —el reclutador, el jefe del área y alguien más— la galería gana: ves las caras de todos y notas quién quiere intervenir. Con muchos participantes es indispensable, y la dinámica de esas sesiones está en cómo afrontar entrevistas grupales. Elige la vista al entrar y no la cambies a mitad de conversación.

Compartir pantalla sin que se vea lo que no debe

Te pueden pedir que compartas pantalla para ver tu portafolio, una hoja de cálculo o el desarrollo de un caso. El botón verde está al centro de la barra inferior y, al pulsarlo, Zoom te ofrece compartir la pantalla completa o solo una ventana. La regla de oro es compartir una ventana. Si compartes toda la pantalla se ve todo lo que hagas: las notificaciones que entran, las otras pestañas al cambiar, el escritorio con los archivos llamados «CV final final ok».

Antes de compartir, apaga las notificaciones del sistema y cierra las aplicaciones de mensajería: un mensaje que asoma en la esquina en pleno caso práctico se lee completo del otro lado.

El ensayo de cinco minutos

Si sabes que van a pedirte mostrar algo, ensáyalo el día anterior. Crea una reunión tuya, quédate solo adentro y haz el recorrido completo: abrir el archivo, pulsar compartir, elegir la ventana y ubicar dónde queda el botón rojo de «Dejar de compartir», que se mueve a la parte superior de la pantalla y a más de uno lo ha dejado compartiendo diez minutos de más.

Deja el escritorio ordenado esa mañana: cierra lo que no vas a usar y ten el archivo abierto en la primera página, con un nombre serio y de preferencia en PDF, más una copia en la nube por si el archivo local falla. Si el ejercicio es un caso de negocio que te mandaron antes, cómo estructurarlo está en cómo responder estudios de caso.

El chat, la grabación y lo que queda guardado

El chat en una entrevista sirve para tres cosas y ninguna más: recibir un enlace o un archivo, avisar algo cuando el audio falla —«No te escucho, estoy revisando el micrófono»— y dejar un dato puntual que te pidieron, como un correo. Escribe ahí con las mismas mayúsculas y tildes que usarías en un correo, porque también se lee. Y fíjate a quién le escribes: el chat permite mandar a todos o a una sola persona, y confundirse es más fácil de lo que parece.

La grabación es el otro tema. Cuando el anfitrión la activa, Zoom avisa a todos con un mensaje y un indicador visible, y en muchas configuraciones te pide aceptar para continuar. Que te avisen es normal: pasa cuando el jefe del área no pudo asistir y revisará la entrevista después, o cuando hay un comité que evalúa. Acepta con naturalidad, porque negarse casi siempre se lee mal y suele terminar la reunión ahí mismo. Si tienes una duda legítima, hazla en una línea y sin drama: «Sin problema. Solo por saber, ¿la grabación es para el comité de selección?»

Y sabiendo que queda registro, cuida lo que dices de tu empleador actual y de terceros: una frase que en una conversación se olvida, en un archivo se vuelve a escuchar. Si eres tú quien quiere grabar, pide permiso o toma apuntes a mano.

Cuando algo falla: arreglos en el momento

Los fallos de Zoom son siempre los mismos cinco o seis y todos se resuelven en menos de un minuto si sabes dónde mirar. Lo que hunde a la gente no es el fallo, es quedarse congelada probando cosas al azar sin decir nada. Habla siempre —«Se cortó el audio, dame diez segundos que reviso el micrófono»— y arregla mientras hablas.

Si un fallo se alarga más de dos minutos, no lo estires en silencio: propón la salida. «Para no quitarte tiempo, ¿te parece si seguimos por llamada telefónica y luego te envío por correo lo que iba a mostrarte?» Esa solución práctica se agradece y ordena la situación.

Si te citan por Google Meet o por Microsoft Teams

Las empresas peruanas usan las tres. La lógica es idéntica y casi todo lo anterior se traslada tal cual, pero conviene saber en qué se diferencian para no llegar buscando un botón que allá se llama distinto.

Google Meet

Es el más simple porque funciona dentro del navegador: no instalas nada, abres el enlace y entras. La contra es que casi siempre te pide iniciar sesión con una cuenta de Google, así que revisa cuál tienes abierta: si es la que compartes con tu familia, vas a aparecer con ese nombre, y si tienes varias, Meet elegirá una por ti. Entra con la cuenta cuyo nombre y foto quieras mostrar, o abre el enlace en una ventana de incógnito y escribe tu nombre a mano.

Antes de ingresar, Meet muestra una pantalla previa con tu imagen y una opción para revisar audio y video: úsala, es el equivalente a la prueba de Zoom. Adentro, los controles están en la barra inferior, el chat y la lista de personas arriba a la derecha, y compartir pantalla se llama «Presentar ahora», con las mismas tres opciones: toda la pantalla, una ventana o una pestaña. También tiene sala de espera.

Microsoft Teams

Es el más común en empresas grandes, bancos, mineras y corporativos que ya trabajan con el paquete de Microsoft. Al abrir el enlace te ofrece continuar en el navegador o abrir la aplicación de escritorio; y si no tienes cuenta corporativa, existe la opción de «unirse como invitado», donde escribes tu nombre a mano. Búscala, porque no siempre está a la vista y más de uno se ha quedado afuera creyendo que necesitaba una cuenta de la empresa.

Teams suele ser más pesado que los otros dos, así que ábrelo con quince minutos de anticipación en lugar de diez. La barra de controles está arriba en las versiones nuevas y abajo en las antiguas, y el chat de la reunión, a diferencia de Zoom, con frecuencia se guarda en la conversación del equipo después de terminar. Compartir pantalla es el ícono de la flecha hacia arriba dentro de un rectángulo.

La regla que sirve para las tres: instala y entra a una reunión de prueba el día anterior con la plataforma que te tocó, no con la que ya conoces.

Todo esto es la parte mecánica y se resuelve una sola vez, para todas las entrevistas que vengan. Antes de la videollamada suele haber una llamada corta de filtro que se juega con otras reglas y conviene tener trabajada: la tienes en cómo prepararte para una entrevista telefónica. Y cuando el escenario, la plataforma y tus respuestas ya estén listos, lo que falta son procesos abiertos: mira lo que se publicó esta semana en la bolsa de empleos y postula donde cumples los requisitos excluyentes.

Preguntas frecuentes

¿Necesito crear una cuenta de Zoom para una entrevista?

No es obligatorio: se puede entrar como invitado desde el enlace que te enviaron, con la aplicación o desde el navegador. Aun así conviene crear una cuenta gratuita con tu correo personal, porque te permite fijar el nombre con el que apareces y subir una foto de perfil, que es lo que ve el entrevistador en la lista de participantes. Lo que sí es importante es instalar la aplicación de computadora un día antes, porque la primera vez suele pedir descargas, actualizaciones y permisos de cámara y micrófono, y eso no se resuelve bien cinco minutos antes de la hora acordada.

¿Qué es la sala de espera de Zoom y qué hago si me deja ahí?

Es una antesala que activa la empresa para controlar quién entra a la reunión, y verás un mensaje avisando que el anfitrión te dejará pasar pronto. No es un error ni significa que te olvidaron: quédate ahí con la cámara lista, porque la admisión ocurre de golpe y sin aviso. Evita salir y volver a entrar cada dos minutos, porque cada intento reinicia tu posición en la lista. Si pasaron más de diez minutos de la hora acordada, escribe un mensaje corto y cordial al correo desde el que te citaron avisando que estás conectado y en espera, y sigue esperando en la sala.

¿Cómo comparto pantalla en Zoom sin que se vea todo mi escritorio?

Pulsa el botón verde de compartir pantalla y, en la ventana de opciones, elige la ventana específica del documento en vez de la pantalla completa. Así el entrevistador solo ve ese archivo y no tus otras pestañas, tus notificaciones ni tu escritorio. Antes de compartir, cierra las aplicaciones de mensajería y desactiva las notificaciones del sistema, porque un mensaje emergente se lee entero del otro lado. Ten el archivo ya abierto en la primera página y con un nombre serio, de preferencia en PDF para que no se descuadre. Ubica también dónde queda el botón rojo de dejar de compartir.

¿Qué hago si me avisan que van a grabar la entrevista?

Aceptar es lo normal y lo esperable. La grabación suele servir para que el jefe del área o un comité que no pudo asistir revise la entrevista después, y negarse casi siempre termina la reunión ahí mismo. Si quieres, puedes preguntar en una línea para qué se usará y quién la verá; es una consulta educada y nadie la toma a mal. Con eso claro, ten presente que todo queda registrado, así que cuida especialmente lo que dices de tu empleador actual, de ex jefes y de terceros. Si eres tú quien quiere registro de la conversación, pide permiso antes o simplemente toma apuntes a mano.