Cómo contratar practicantes

Hay una vía para conseguir gente formable que casi ninguna empresa peruana aprovecha bien: contratar practicantes. La mayoría la trata como mano de obra barata por unos meses, y por eso termina con un chico sacando fotocopias, un supervisor fastidiado y ninguna ganancia para nadie. Usada como corresponde es lo contrario: es la forma más barata de formar a alguien a la medida de tu operación y de tener un candidato interno listo cuando abras la siguiente vacante.

Lo esencial, de una vez. No es un contrato de trabajo: es un convenio de formación con tres firmas —tu empresa, la persona y su centro de estudios—. Te obliga a pagar una subvención económica mensual, a darle cobertura de salud, a asignarle un supervisor que de verdad le enseñe y a informar al instituto o a la universidad sobre lo que hizo. Y tiene límites de jornada, de duración y de cuántas personas en formación puedes tener a la vez. Todo lo demás se desprende de ahí.

Práctica preprofesional y práctica profesional no son lo mismo

Es la primera confusión y la que más problemas trae después, porque cambia a quién puedes recibir, qué le puedes pedir y por cuánto tiempo.

La práctica preprofesional es para quien todavía está estudiando. La persona sigue matriculada en un instituto o una universidad, y la práctica tiene que estar conectada con lo que estudia: alguien de contabilidad en el área contable, alguien de mecánica en el taller. Su horario tiene que convivir con las clases, así que en la práctica trabajas con medias jornadas o con turnos armados alrededor del ciclo académico.

La práctica profesional es para quien ya egresó y todavía no tiene título o está en trámite. Esa persona ya cerró su formación teórica, te da una jornada más completa y llega con bastante más criterio. La modalidad se puede usar dentro de un plazo posterior al egreso que fija la norma: confírmalo antes de firmar, porque si la persona ya lo pasó lo que corresponde es un contrato de trabajo, no un convenio.

Regla para decidir: si necesitas resultados este trimestre, práctica profesional; si quieres sembrar cantera para el próximo año, preprofesional. Confundirlas produce al practicante frustrado al que le piden el trabajo de un analista con el acompañamiento de un pasante.

El convenio: qué se firma, quién lo emite y a qué te obligas

El documento y quién lo genera

El punto de partida casi siempre es el centro de estudios. El instituto o la universidad emite una carta de presentación del estudiante y, en la mayoría de los casos, entrega su propio formato de convenio de aprendizaje o de prácticas. Tú lo revisas, completas los datos de la empresa, el área, el plan de lo que la persona va a aprender, el horario y la subvención, y se firma en tres ejemplares: uno para la empresa, uno para la persona y uno para el centro de estudios.

Al convenio se le anexa un plan de aprendizaje: una lista de lo que la persona va a hacer y de las capacidades que debería desarrollar. No lo trates como trámite. Ese anexo es lo que después te sirve para llenar el informe, para evaluar si la práctica sirvió y —si algún día te fiscalizan— para demostrar que hubo formación real y no un puesto disfrazado.

El convenio se registra ante la autoridad de trabajo por los medios que ella indique, y a la persona hay que declararla en la planilla electrónica como personal en formación, no como trabajador. El procedimiento y los plazos cambian cada cierto tiempo: que tu contador confirme el trámite vigente antes del primer día, no después.

Las obligaciones que asume la empresa

• La subvención económica mensual. Es obligatoria y se paga en la fecha pactada, como cualquier compromiso. Tiene un piso referido a la remuneración mínima y a la jornada que cumple la persona; el monto exacto consúltalo con tu contador o en el Ministerio de Trabajo, porque se actualiza.
• La cobertura de salud. La empresa debe asegurar la atención por enfermedad y accidente durante la práctica, por el seguro social o por uno con cobertura equivalente, según corresponda a tu caso. No es opcional y es lo que más empresas se saltan.
• Un supervisor con nombre y apellido. Alguien de tu equipo, no «el área». Esa persona enseña, revisa el trabajo y firma los informes. Si nadie tiene tiempo para eso, no contrates practicantes todavía.
• El informe al centro de estudios. Al final —y a veces a mitad de camino— informas qué hizo la persona y cómo se desempeñó, casi siempre en un formato corto del instituto o la universidad.
• Los límites de la modalidad. Hay topes de jornada, un tiempo máximo de duración del convenio y un límite a la cantidad de personas en formación respecto del total de tu personal. Averígualos antes de armar el turno.
• Un certificado al terminar. Cuesta cinco minutos y es lo que hace que la persona hable bien de tu empresa en su instituto.

Cuando la práctica se extiende hay además pagos adicionales periódicos previstos. Como todo lo que involucra montos y plazos, confírmalo con tu contador o en el Ministerio de Trabajo antes de comprometerte por escrito.

Cómo llegar a las bolsas de SENATI, TECSUP, Cibertec y las universidades

Este es el único proceso de selección donde el canal ya está armado y no cuesta nada. Todo centro de formación tiene una oficina que coloca a sus alumnos, porque su indicador de empleabilidad depende de eso: bolsa de trabajo, oficina de colocaciones, centro de empleabilidad o vinculación con el egresado, según la institución.

Ubica en la web de la institución la sección para empresas y escribe al correo de esa oficina desde el correo de tu empresa. En SENATI y TECSUP pregunta primero por la sede o zonal más cercana a tu operación, porque las vacantes se manejan por sede; en universidades pequeñas suele ser más rápido escribirle al coordinador de la carrera.

El correo que funciona es corto y tiene todo lo que ellos necesitan para publicar sin repreguntarte:

«Buenos días. Somos [empresa], [rubro], con [número] trabajadores, en [distrito]. Queremos incorporar dos practicantes de la carrera de [carrera] bajo convenio de prácticas preprofesionales. Jornada de [horas] de lunes a viernes, subvención de S/ [monto], supervisión a cargo de [nombre y cargo]. Trabajarán en [tres tareas concretas]. ¿Nos indican el procedimiento y el formato de convenio que usan? Quedamos atentos.»

Cuatro cosas aceleran la respuesta: decir el monto de la subvención sin que te lo pregunten, decir las tareas reales, nombrar al supervisor y dar fecha de inicio. Las bolsas priorizan a las empresas que hacen esto, porque les ahorran trabajo y porque saben que ahí el alumno no la va a pasar mal.

SENATI y los institutos técnicos son la cantera obvia para mantenimiento, mecánica, electricidad, producción y calidad. TECSUP rinde en procesos industriales, minería y tecnología; Cibertec y los institutos de gestión, en sistemas, redes, diseño, administración y contabilidad. Las universidades suman ferias laborales y cursos que exigen prácticas: si tu empresa aparece dos veces al año por ahí, dejas de tener que buscar, que es parte de lo que se desarrolla en cómo atraer talento con marca empleadora.

Qué evaluar en alguien que no tiene experiencia

Aquí es donde el que contrata se queda sin herramientas: el CV tiene media página y no hay logros laborales que revisar. Pero sí hay evidencia, solo que en otro lado.

• Los trabajos de curso. Pide que traiga uno —un proyecto, un informe, un plano, un programa— y que te lo explique en cinco minutos. Ahí ves cuánto entiende de lo que hizo y cuánto fue del grupo.
• La capacidad de aprender delante de ti. Enséñale algo pequeño de tu operación durante diez minutos y pídele que lo repita. Quien pregunta, anota y repite bien, aprende rápido: es el mejor predictor que tienes.
• Cómo se organiza. Quien estudia de noche y trabaja de día, o sostuvo un ciclo completo ayudando en el negocio familiar, ya demostró disciplina. Vale más que el promedio.
• Actitud frente al error. Pregúntale por un curso que jaló y qué hizo después. El que se hace cargo aprende; el que culpa al profesor va a culpar al cliente.
• Interés real por tu rubro. Que sepa a qué se dedica tu empresa antes de entrar. Se nota en treinta segundos y separa a la mitad de los postulantes.
• Trato con la gente. Si va a atender clientes o coordinar con planta, ponlo en una situación simple y obsérvalo. Cómo medir esto sin adivinar está en cómo evaluar habilidades blandas.

Lo que no debes evaluar: la presentación del CV. Un practicante no tiene por qué saber armar un currículum profesional, y de hecho el que le enseñamos a preparar está en cómo hacer un CV para practicantes. Si descartas por diagramación, estás descartando por algo que no tiene nada que ver con el trabajo.

Diseña el puesto para que aporte desde el primer mes

El practicante que termina fotocopiando no es un mal practicante: es un puesto mal diseñado. Nadie se sentó una hora a escribir qué iba a hacer.

El método es simple. Separa las tareas de tu equipo en tres montones. Uno: lo que requiere criterio y años, que no se delega. Dos: lo repetitivo con procedimiento claro, que hoy le come horas a alguien caro. Tres: lo importante que nadie hace nunca por falta de tiempo. El puesto del practicante se arma con el dos y el tres: el dos le da rutina y contexto, el tres le da un proyecto propio con principio y final.

Ese proyecto es la pieza que cambia todo, porque le da algo que mostrar, te deja un entregable que sí necesitabas y te permite evaluarlo de verdad. La constructora que le encarga ordenar los certificados de calidad de los últimos dos años; el estudio contable que le pide armar el calendario de vencimientos por cliente; el minimarket que le encarga levantar el inventario y proponer el nuevo orden de góndolas.

Escríbelo en una hoja antes del primer día: tres tareas de rutina, un proyecto con fecha de entrega, con quién se sienta cada semana y qué debería saber hacer solo al mes. Esa hoja es la mitad de la inducción, y el resto está en cómo hacer una inducción efectiva.

Cuándo conviene convertirlo en trabajador y cómo se hace

La señal es clara: cuando ya no necesitas revisarle todo, cuando el equipo lo busca para resolver cosas y cuando su ausencia se nota. Si llegaste ahí, no esperes a que termine el convenio, porque a esa altura la persona ya está postulando afuera con una práctica en el CV y referencias tuyas.

El paso es un contrato de trabajo que reemplaza al convenio. Hay que definir el puesto y la remuneración, firmar el contrato, darle de alta en la planilla, afiliarlo al sistema de pensiones y al seguro de salud, y comunicar el cierre de la práctica al centro de estudios con el certificado correspondiente. Cómo se computan la antigüedad y el periodo de prueba cuando la persona venía de un convenio es exactamente el tipo de detalle que conviene consultar con tu contador o con el Ministerio de Trabajo antes de firmar.

Dos advertencias de negociación. La primera: no le ofrezcas el mínimo por inercia solo porque «venía ganando la subvención». La persona ya sabe lo que vale en el mercado y tú ya invertiste meses en formarla; perderla por doscientos soles es la peor economía posible. La segunda: díselo con anticipación. Un practicante que no sabe si tiene futuro en tu empresa empieza a buscar dos meses antes de terminar, y hace bien.

La advertencia honesta: contratar practicantes para tapar un puesto permanente sale caro

Esto hay que decirlo sin adornos. Si tu «practicante» cumple el horario completo de un trabajador, hace el mismo trabajo que hacía la persona que renunció, no tiene supervisor que le enseñe nada y al terminar el convenio lo reemplazas por otro practicante que hará exactamente lo mismo, eso no es formación: es un puesto de trabajo con otro nombre.

Las consecuencias no son teóricas. La inspección del trabajo puede concluir que hubo una relación laboral desde el inicio, con lo que eso implica en beneficios, aportes y multas, y este es justamente uno de los puntos que se revisan en las fiscalizaciones. Si tienes dudas sobre si tu caso califica como modalidad formativa, pregunta en el Ministerio de Trabajo antes y no después: la consulta es gratuita y la contingencia no.

Hay además un costo que no aparece en ninguna multa: los institutos saben qué empresas tratan bien a sus alumnos, y la bolsa que hoy te manda cinco postulantes deja de mandarte cuando dos vuelven quejándose. En carreras técnicas donde ya cuesta encontrar gente, quedar fuera de esa red es del mismo tipo de problema que se describe en los errores al contratar personal.

La versión sana es sencilla de reconocer: la persona sale sabiendo hacer algo que no sabía, tú te quedas con trabajo hecho que sí necesitabas, y ambos consideran seriamente seguir juntos. Cuando esas tres cosas pasan, la modalidad hizo lo que tenía que hacer.

Empieza por publicar bien la vacante

Contratar practicantes funciona cuando el puesto está diseñado, el convenio está en regla y hay alguien que enseñe. Con eso resuelto, lo que falta es que te encuentren los estudiantes y egresados correctos. Publica tu vacante de prácticas en Empleum con el horario compatible con clases, la subvención a la vista y las tareas reales del puesto: recibes postulaciones de gente que ya tiene su CV armado en la plataforma y puedes atender la búsqueda del instituto y la publicación abierta en paralelo, que es la combinación que llena el puesto más rápido.

Preguntas frecuentes

¿Qué diferencia hay entre práctica preprofesional y práctica profesional?

La preprofesional es para quien todavía está estudiando y sigue matriculado en un instituto o universidad; su horario se arma alrededor de las clases y las tareas deben estar ligadas a la carrera, con supervisión cercana. La profesional es para quien ya egresó y aún no tiene el título o está en trámite, dentro de un plazo posterior al egreso que fija la norma. En la práctica profesional la persona da una jornada mayor, llega con más criterio y puede hacerse cargo de entregables propios. Si necesitas resultados en el trimestre, busca práctica profesional; si quieres formar cantera para el próximo año, preprofesional. Confirma el plazo vigente antes de firmar el convenio.

¿Un practicante va en planilla?

No como trabajador, pero sí debe estar declarado. La modalidad formativa se instrumenta con un convenio de tres partes —empresa, persona y centro de estudios— y no con un contrato de trabajo, así que no genera los mismos beneficios que una relación laboral. Aun así, a la persona se la declara en la planilla electrónica como personal en formación, el convenio se registra ante la autoridad de trabajo y la empresa asume la subvención mensual y la cobertura de salud durante la práctica. Los procedimientos y montos se actualizan, así que conviene que tu contador confirme el trámite vigente antes del primer día de la persona.

¿Cómo consigo practicantes de SENATI, TECSUP o de una universidad?

Escríbele a la bolsa de trabajo de la institución desde el correo de tu empresa. Casi todas tienen una sección para empresas en su web, con el correo de la oficina de colocaciones o del centro de empleabilidad; en SENATI y TECSUP conviene preguntar por la sede o zonal más cercana a tu operación. En el primer correo incluye el rubro y tamaño de la empresa, la carrera que buscas, el horario, la subvención, el nombre del supervisor y tres tareas concretas. Con eso publican rápido, porque no tienen que repreguntarte nada. En paralelo, publica la vacante de prácticas abierta: muchos estudiantes buscan por su cuenta.

¿Puedo tener a un practicante haciendo el trabajo de un puesto vacante?

No es lo que corresponde y es riesgoso para la empresa. La modalidad formativa existe para que alguien aprenda un oficio o una profesión bajo supervisión, no para cubrir de forma permanente un puesto que necesita un trabajador. Si la persona cumple horario completo, hace exactamente las funciones del puesto vacante y nadie la está formando, la inspección del trabajo puede concluir que existió una relación laboral desde el inicio, con las consecuencias económicas que eso implica. Si tienes dudas sobre tu caso concreto, consúltalo en el Ministerio de Trabajo o con tu contador antes de firmar el convenio, no después de una visita de fiscalización.