Qué documentos llevar

Te llaman un martes para una entrevista el jueves a las diez. Preparas las respuestas, revisas la empresa, planchas la camisa. El jueves a las once, el entrevistador te dice «tráeme copia de tus certificados de trabajo y de tu título» y tú descubres que el certificado de la empresa donde estuviste tres años nunca lo pediste, y que el de la anterior está en una caja en casa de tu mamá en Trujillo.

Los documentos no ganan una entrevista, pero la falta de ellos sí la frena. Un proceso que iba bien se estira dos semanas porque el candidato tarda en juntar papeles, y en dos semanas la empresa ya contrató a otro. Esta es la lista completa, en versión peruana: qué llevar, en qué formato, en qué orden, qué tener también en digital y —muy importante— qué documentos no se entregan antes de tiempo.

Lo que va siempre, sin excepción

Hay cuatro cosas que van en el folder aunque nadie te las haya pedido, para cualquier entrevista, en cualquier rubro.

• Tu DNI vigente. O el carné de extranjería si eres extranjero residente. Va en original, contigo, porque en la mayoría de edificios te lo piden en la garita para registrar el ingreso. Lleva además una copia simple por si te la piden para el file.
• Copias impresas de tu CV. Dos si la entrevista es individual, tres o cuatro si te avisaron que van a estar varias personas o si es un panel. Impresas de un lado, sin foliar, sin engrapar de más y sin folio de plástico que dificulte leer.
• Un lapicero que funcione. Suena menor hasta que te dan un formato de datos personales o una prueba escrita para llenar en recepción y tienes que pedir prestado.
• Un cuaderno o libreta pequeña. Para anotar nombres, el nombre exacto del puesto, los pasos siguientes y las preguntas que quieres hacer al final. Anotar delante del entrevistador se ve bien, siempre que no te pases la entrevista escribiendo.

Sobre las copias del CV: llévalas aunque hayas postulado por internet y aunque sepas que ya lo tienen. En muchas entrevistas el jefe del área entra sin haber visto tu currículum, y entregárselo impreso en ese momento cambia por completo la conversación. Si el tuyo necesita una revisión antes de imprimirlo, el criterio de qué poner arriba está en cómo hacer un CV que consiga entrevistas.

Los que sustentan lo que dice tu CV

Este es el bloque que más problemas causa, porque son documentos que se piden con anticipación y que casi nadie tiene ordenados. No necesitas llevarlos todos a la primera entrevista, pero sí necesitas tenerlos listos en casa y saber dónde están.

Certificados de trabajo. Los emite tu ex empleador y dicen desde cuándo hasta cuándo trabajaste, en qué cargo y a veces qué funciones tenías. Son la prueba de tu experiencia. Pídelos al salir de cada empleo, no cinco años después: las empresas cambian de personal, se mudan, cierran, y perseguir un certificado de una empresa que ya no existe es una odisea. Si no lo tienes, sirven como sustento parcial las boletas de pago, el contrato firmado o la liquidación de beneficios sociales.

Constancias de trabajo. Se parecen al certificado pero se emiten mientras sigues trabajando ahí. Sirven cuando estás buscando estando empleado y no puedes pedir un certificado sin levantar sospecha; una constancia de labores suele pedirse en Recursos Humanos por otros motivos y no llama la atención.

Grado, título y certificados de estudios. Bachiller, título profesional, título técnico del instituto o del SENATI, certificado de estudios secundarios. Para puestos profesionales suelen pedir copia del título y, en algunos casos, la constancia del registro nacional de grados y títulos. Para operarios y personal técnico, el certificado de secundaria y el certificado del instituto son los que se piden.

Certificados de cursos y capacitaciones. Solo los relevantes al puesto y de los últimos años. Un legajo con diez diplomas de seminarios de hace ocho años no suma; tres certificados que coinciden con lo que pide el aviso, sí.

Colegiatura y certificado de habilidad

Si tu profesión tiene colegio profesional —ingenieros, contadores, enfermeras, abogados, arquitectos, psicólogos, entre otros—, hay dos documentos distintos y conviene no confundirlos. La constancia de colegiatura acredita que estás inscrito y no vence. El certificado de habilidad acredita que estás al día con tus cuotas y sí vence, normalmente a los pocos meses.

Para muchos puestos, sobre todo los que firman documentos técnicos o los que se presentan a concursos del Estado, el certificado de habilidad vigente es requisito excluyente. Si te vas a mover en ese terreno, revisa antes de la entrevista si el tuyo está vigente: sacarlo suele ser rápido en línea, pero si debes cuotas atrasadas puede tomarte más de una semana resolverlo.

Los documentos que dependen del puesto

Estos no van a la primera entrevista salvo que te los pidan expresamente. Lo que sí conviene es saber cuáles te van a corresponder según el rubro, para no empezar a tramitarlos el día que te dan la oferta.

• Licencia de conducir. Para conductores, repartidores, personal de ventas con ruta y técnicos de campo. Revisa la categoría que pide el aviso y la fecha de vencimiento; muchas veces también piden el récord de conductor.
• Carné de sanidad. Para manipulación de alimentos: cocina, panadería, restaurantes, plantas de alimentos, catering. Se tramita en la municipalidad y tiene vigencia limitada.
• Certificado médico ocupacional. Es el examen preocupacional que se hace en una clínica ocupacional. No es algo que lleves a la entrevista: lo indica la empresa cuando ya te va a contratar, en el centro médico con el que trabaja. Este punto importa mucho y volvemos a él más abajo.
• Certificados de seguridad o de operación. Trabajos en altura, espacios confinados, manejo de montacargas, matriculación en registros sectoriales. En minería y construcción son requisito real de ingreso a obra.
• Portafolio o muestras de trabajo. Diseñadores, marketing, comunicadores, desarrolladores, fotógrafos, arquitectos. Impreso si es visual y llevable; en el celular o en un enlace si no. Ocho o diez piezas bien elegidas, no todo lo que hiciste.
• Referencias escritas. Una hoja aparte con tres contactos: nombre, cargo, empresa, relación contigo y teléfono. Pide permiso antes de ponerlos, siempre.
• Antecedentes penales, policiales y judiciales. Se piden en puestos con manejo de dinero, de valores, de custodia o de acceso a domicilios. Tienen su propia sección más adelante porque hay una advertencia importante.

Original o copia, y cuándo se entrega cada cosa

La regla general es simple: los originales viajan contigo y se muestran, las copias se entregan. Nunca dejes un original en manos de nadie durante un proceso de selección; para eso existen las copias, y cuando una empresa necesita verificar algo hace el cotejo delante de ti y te devuelve el documento.

Un caso aparte: los concursos del Estado. Si postulas a una convocatoria pública bajo el régimen de contratación administrativa de servicios, lo que piden es un CV documentado, ordenado, foliado y acompañado de declaraciones juradas en el formato exacto de las bases. Ahí el criterio no es «llevar lo que puedas»: es cumplir el formato al pie de la letra, porque el incumplimiento de forma descalifica antes de que alguien lea tu experiencia. Lee las bases dos veces y arma el file en el orden que ellas indican.

Cómo ordenarlo y en qué llevarlo

El soporte importa más de lo que parece, porque es lo primero que el entrevistador ve de tu forma de trabajar. Un folder manila limpio, con tus papeles ordenados y sin dobleces, comunica algo. Una hoja doblada en cuatro que sacas del bolsillo del pantalón también comunica algo, y no es lo mismo.

Lo práctico: un folder manila tamaño A4 o una carpeta de plástico con solapa, del tamaño exacto de tus hojas. Si vas a moverte en micro bajo lluvia o en moto, mete todo en una mica antes de guardarlo en la mochila. Un portafolio o maletín delgado funciona bien para puestos administrativos y profesionales; para una entrevista de operario en una planta, un folder dentro de la mochila es más que suficiente. Lo que no funciona es la mochila abierta con los papeles sueltos adentro.

El orden dentro del folder, de adelante hacia atrás: primero las copias del CV, que es lo que vas a entregar; después la copia del DNI; luego los certificados de trabajo del más reciente al más antiguo; después los estudios, del título al certificado de secundaria; al final los cursos y la hoja de referencias. Si son muchos, sepáralos con hojas de color o con separadores; no hace falta anillarlos.

Deja siempre dos o tres hojas en blanco al final. Sirven para la prueba escrita que aparece sin aviso, para anotar direcciones o para dejarle algo escrito a quien te atienda.

Lo que también debe estar en digital

El folder puede olvidarse, mojarse o quedarse en el asiento del bus. La copia digital no.

Ten en el celular una carpeta con todo escaneado en PDF, con nombres claros del tipo «CV Karina Espinoza», «Certificado Ripley 2023», «Titulo tecnico SENATI». Y ten esa misma carpeta enviada a tu propio correo, o guardada en tu nube, para poder mandar cualquier documento en cinco minutos desde donde estés. Cuando el reclutador te escribe un viernes a las seis de la tarde pidiendo el certificado de tu último trabajo, el que lo manda en diez minutos avanza y el que lo manda el lunes espera.

Escanea con una aplicación de escaneo, no con foto de cámara: un PDF derecho y legible se ve profesional, una foto torcida con la sombra de tu mano encima no. Y si vas a rehacer el currículum antes de imprimirlo, puedes armarlo y descargarlo en PDF con las plantillas de el creador de CV sin instalar nada.

Los datos que conviene llevar anotados

No son documentos, pero se piden en el mismo momento y no tenerlos alarga todo. Anótalos en la libreta o en una nota del celular, y tenlos a mano desde la primera entrevista.

• Tus fechas laborales exactas. Mes y año de ingreso y de cese de cada empleo. Es el dato que más se contradice entre lo que dice el CV y lo que cuentas en la entrevista.
• Tu número de cuenta bancaria y el CCI. Para el abono de haberes. Si no tienes cuenta, la empresa suele indicarte con qué banco trabaja.
• Tu sistema previsional. Si estás en una AFP, cuál y tu número de afiliación; si estás en la ONP, tu número. Es lo primero que pide Recursos Humanos al armar tu file.
• Tu dirección exacta con referencia. Calle, número, distrito y una referencia real. Aparece en el contrato y en las declaraciones.
• Tus derechohabientes. Nombres y documentos de cónyuge e hijos si vas a inscribirlos en el seguro.
• Tres referencias completas. Nombre, cargo, empresa, relación contigo y teléfono actual, ya avisadas.
• Tu expectativa salarial. Un rango decidido antes, no improvisado; el método está en cómo responder cuánto deseas ganar.

Qué no se entrega antes de tiempo, y por qué

Esta es la parte que más conviene leer despacio, porque hay procesos de selección que no son procesos de selección.

El principio es este: en una entrevista se muestran documentos, y la documentación sensible se entrega recién cuando existe una oferta formal y sabes con qué empresa estás tratando. Antes de eso, entregar copias de todo a cualquiera es regalar los insumos que se usan para suplantar una identidad.

Cuatro señales que deberían frenarte en seco. Si te piden pagar por el examen médico, por el uniforme, por un curso obligatorio, por la «carpeta de postulante» o por cualquier cosa antes de contratarte, no es un empleo: en un proceso legítimo el examen preocupacional lo asume el empleador y lo hace en el centro médico que él designa. Si te piden datos bancarios «para verificar» antes de haber firmado nada, es un pedido sin razón de ser. Si te piden fotos de tu DNI por ambos lados por WhatsApp, antes de cualquier entrevista y desde un número personal, tampoco. Y si te piden firmar hojas en blanco, letras o pagarés «como garantía», eso no se hace nunca, en ninguna empresa formal.

Con los antecedentes penales, policiales y judiciales conviene una precaución adicional. Son documentos que sí se piden legítimamente en puestos con manejo de dinero, custodia o acceso a domicilios, pero se piden en la etapa de contratación y por una empresa identificable, con dirección, RUC y personas con nombre. Si el pedido llega al inicio, por chat, de una supuesta empresa de la que no encuentras rastro, no lo tramites ni lo envíes. Cómo distinguir un aviso real de uno que no lo es está en cómo detectar una oferta de trabajo falsa, y las modalidades más frecuentes en el Perú están descritas en cómo evitar estafas laborales.

Una regla operativa que resuelve casi todo: antes de entregar cualquier copia, ten el nombre completo de la empresa, su RUC, la dirección del local y el nombre y cargo de la persona que te está atendiendo. Si esas cuatro cosas no existen, tus documentos tampoco tienen por qué existir para ellos.

Prepara el folder una vez y úsalo todo el año

Armar este file toma una tarde y sirve para todas las entrevistas que tengas de aquí en adelante. Escanea, ordena, imprime tres copias de tu CV y deja el folder listo en un lugar fijo de la casa. Después solo repones copias.

Si al ordenarlo te das cuenta de que tu currículum está desactualizado o de que no refleja lo que hiciste en los últimos dos años, arréglalo antes de imprimir: puedes rehacerlo y descargarlo en PDF con las plantillas editables de crea tu CV, elegir el diseño que corresponda a tu rubro e imprimir directo desde ahí.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas copias del CV debo llevar a una entrevista?

Dos si la entrevista es con una sola persona y tres o cuatro si te avisaron que va a haber panel o que participan varias áreas. Llévalas aunque hayas postulado por internet y sepas que la empresa ya tiene tu currículum: es muy común que el jefe del área entre a la reunión sin haberlo leído, y entregárselo impreso en ese momento cambia la conversación. Imprímelas de un solo lado, en hoja simple, sin engrapar de más y sin fundas plásticas que dificulten la lectura. Guárdalas planas en un folder para que no lleguen dobladas ni arrugadas, y lleva siempre una copia extra por si aparece alguien más en la reunión.

¿Tengo que llevar mis certificados de trabajo a la primera entrevista?

No es obligatorio, pero conviene tenerlos listos en casa y escaneados en el celular. En la primera entrevista casi siempre basta con tu DNI y copias del CV. Los certificados de trabajo, el título y los certificados de estudios se piden normalmente en la segunda entrevista o cuando el proceso llega a la etapa final. Si los tienes ordenados y puedes enviarlos el mismo día en que te los piden, tu proceso avanza mientras el de otros se detiene esperando papeles. Los originales se muestran, no se entregan: lo que queda en la empresa son copias simples, y el cotejo se hace delante de ti.

¿Debo llevar mis antecedentes penales a una entrevista de trabajo?

Solo si te los pidieron expresamente y solo cuando el proceso está en la etapa de contratación. Se piden de forma legítima en puestos con manejo de dinero, custodia de bienes o acceso a domicilios de clientes, y siempre por una empresa identificable con nombre, RUC y dirección verificable. Si el pedido llega al inicio del proceso, por mensajería, desde un número personal y de una empresa de la que no encuentras rastro, no los tramites ni los envíes. La documentación sensible se entrega cuando existe una oferta formal y sabes exactamente con quién estás tratando: nombre de la empresa, RUC, dirección del local y la persona que te atiende.

¿Quién paga el examen médico ocupacional para un trabajo?

Lo asume el empleador, y lo realiza en el centro médico ocupacional con el que trabaja. No es un documento que lleves a la entrevista ni un trámite que debas hacer por tu cuenta antes de que te contraten: la empresa te indica dónde y cuándo hacerlo una vez que ya decidió incorporarte. Si en pleno proceso de selección te piden pagar por el examen, por un uniforme, por una carpeta de postulante o por un curso obligatorio, trata ese pedido como una señal de alerta y verifica la empresa antes de entregar dinero o documentos. Ante una situación irregular, puedes consultar en el Ministerio de Trabajo.